Архивное хранение электронных документов

Постепенно количество документов любой организации, и особенно крупных, возрастает в геометрической прогрессии. Это касается любого вида документов: бумажных и электронных. Поэтому компании задумываются над оптимальной системой хранения документов. А современные технологии приходят на помощь и предлагают создавать электронные архивы. Как организовать хранение документов в электронном виде, какие преимущества, выгоды — мы узнавали у специалистов IT направления.

Архивное хранение электронных документов – опыт компаний, советы

Применение

Электронный архив представляет собой упорядоченный набор из электронных и сканированных копий бумажных документов компании. Сделать это можно с помощью специальных программ, либо самостоятельно.

Главная возможность, которую дает электронный архив, состоит в том, что любой сотрудник с доступом может ознакомиться с документом непосредственно на рабочем месте. Это экономит время, повышает эффективность труда.

Хранение

При организации архива всегда главным вопросом был «где хранить?». Места такой архив, особенно скан-копии будут занимать не мало. Если раньше был вариант отдельного сервера, то сегодня появилась возможность обеспечить хранение документов в облаке. Это современный безопасный способ хранения, удобный, более дешевый, с быстрым доступом из любой точки офисов компании или из дома, если сотрудники работают удаленно.

Преимущества

Безопасность – такой архив не пострадает от огня, затопления, других физических повреждений. К тому же если хранилище облачное, то не нужно проводить периодическую проверку воспроизводимости документов и технического состояния сервера.
Электронная безопасность – используются услуги надежных дата-центров, гарантирующие высокую степень защиты информации.
Скорость – в электронном архиве быстро и легко организовывается поиск нужных документов.
Систематичность – благодаря систематизации базы данных легко вести учет документооборота.
Контроль – легко ограничить/сделать выборочным доступ сотрудникам только к положенным для работы документам согласно их полномочиям.

А главным преимуществом облачных хранилищ является возможность практически неограниченного по объемам места (размера облачного диска) для хранения документов.

Советы

Организовывая электронное хранение нужно не забывать про его дальнейшее обслуживание. Поэтому:

Выбирайте формат документов, который защитит их от изменений в процессе работы.
Обязательно создавайте описи дел/документов – так легче будет ориентироваться.
Если у Вас есть электронный архив на физических носителях, рекомендуется сделать его копию в облаке.